Diez áreas cuya atención ayuda a conseguir el éxito del proyecto

Desde el correo de Method123, traigo ahora diez áreas cuya atención ayuda a conseguir el éxito del proyecto.

El artículo señala que hay muchos procesos, tanto de Administración de Proyectos como técnicos que pueden ayudar a que el proyecto exitoso. y Sugiere repasar los siguientes aspectos:

Requisitos. Hay que asegúrarse de que el cliente defina sus necesidades en profundidad. Es necesaro entender exactamente lo que debe ser entregado. Se sugiere crear un documento de entendimiento específico, formal, y conseguir que este entendimiento tenga la aprobación del cliente. Este documento se convertirá en una de las líneas base sobre la cual se medirá el éxito del proyecto.

Alcance. Se sugiere definir cláramente el alcance también; y luego para cada cambio de alcance hay que obtener la aprobación del patrocinador, asegurándose de que el patrocinador entiende cualquier impacto al proyecto (en tiempo, costo, etc).

Interesados. Hay que involucrar a los distintos grupos de interés a lo largo del proyecto. Hacer que se involucren en el análisis y planificación, así como en la ejecución. Se debe obtener su aprobación cada vez que sea necesario y mantenerlos informados cuando sea necesario. Cuanto más se les involucre, mayor será su compromiso y será mas fácil manejar sus expectativas.

Duración. Se deben mantener plazos de entrega cortos y realistas. Es más fácil tener éxito si los plazos son más cortos. Dividir los proyectos grandes en "mini-proyectos" si es posible. Se sugiere que cada mini-proyecto sea de hasta seis meses de duración, si esto es posible. Así se mantiene a todo el mundo motivado y concentrado.

Comunicación. Es necesario informar a todos los interesados proporcionando información correcta en el momento adecuado. Es recomensable producir informes de avance y ejecutar reuniones periódicas con el equipo del proyecto.

Calidad. Es recomendable entender las expectativas de los clientes en términos de calidad y poner en marcha un plan para satisfacer sus expectativas.

Problemas. Es una buena idea tratar cualquier evento tan pronto como sea identificado, priorizarlo y resolverlo antes de de que afecte al proyecto.

Riesgos. La gestión proactiva de riesgos ayuda a resolver problemas potenciales antes de que ocurran. Identificar los riesgos al comienzo del proyecto y seguir gestionándolos a lo largo del proyecto.

Entregables. Cada entrega se debe formalizar con el cliente, pidiéndole que verifique cada entregable para asegurarse de que cumple con sus expectativas. Sólo entonces se puede considerar cada entregable 100% terminado.

Equipo de trabajo. Finalmente, se debe gestionar a las personas. Mostrarles la visión del proyecto y cómo pueden hacer que suceda. Motivarlos. Darles confianza y creer en ellos. Hacer que se sientan valorados. Así, todo el equipo trabajará de maravilla.