Notas sobre valor ganado (2 de 6)

"Kugleramme".
Licensed under Public Domain
via Wikimedia Commons.

Estimaciones

Siguiendo con el tema de valor ganado, revisemos ahora como hacer estimaciones. Desde el artículo de Ace Project sobre como calcular valor ganado con una calculadora de6 funciones:

Las estimaciones parecen aún más complicadas que las variaciones y los índices. Debido a que una gran parte del proceso original de estimación es difuso, es fácil asumir que la estimación hasta la conclusión y la estimación a la conclusión serán difíciles de entender, pero igualmente, se pueden calcular con lápiz y papel.

Al igual que la última vez, vamos a trabajar con un proyecto ficticio de 6 meses de duración con un presupuesto $50,000.00 

Con el fin de calcular estimación hasta la conclusión y estimación a la conclusión, necesitamos los siguientes datos:

Presupuesto a la conclusión -al término- (Budget at Completion) es el presupuesto total del proyecto. Esto (generalmente) se decide cuando se aprueba el proyecto.

Con nuestro ejemplo del proyecto, el Presupuesto a la Conclusión (Budget at Completion) es de $50,000.00

Valor Ganado (Earned Value) es cuánto realmente hemos logrado en el proyecto.

Trabajando con nuestro proyecto de 6 meses, vamos a suponer que sólo se completado el 40% del proyecto. Esta porción del presupuesto del proyecto es el Valor Ganado (Earned Value).

El Costo Real (Actual Cost) es cuánto se ha gastado en el proyecto.

Siguiendo con el proyecto de 6 meses, digamos que ya se ha gastado el 60% del presupuesto. Esta porción del presupuesto del proyecto es el Costo Real (Actual Cost).

Ahora, vamos a recapitular nuestras cifras.

$50,000.00 es el Presupuesto hasta la Conclusión (Budget at Completion).

El 40% de los $50,000.00 es $20,000.00  Esta es el valor ganado (Earned Value).

El 60% de los $50,000.00 es $30,000.00 Este es el Costo Real (Actual Cost).

La estimación para concluir, indica cuánto vale lo que queda por hacer en el proyecto. Y para saber cuánto falta hacer debemos saber cuánto se he hecho ya… Es decir, el Valor Ganado (Earned Value).

Presupuesto hasta la Conclusión (Budget at Completion) – Valor Ganado (Earned Value) = Estimación para concluir (Estimate to Complete)

Al contrario de las métricas mencionadas antes, este es sólo un número que nos dice lo mucho que queda por hacer en el proyecto.

Para nuestro ejemplo: $ 50,000-00 - $ 20,000.00 = $ 30,000.00

En algunos casos se puede usar otro método para calcular la Estimación. Por ejemplo en el caso de que se haya sobreestimado la velocidad de trabajo, y se necesite más tiempo de lo esperado para hacer el trabajo, se puede aplicar una variación para el resto del proyecto, y así tener una mejor Estimación para concluir.

Estimación para concluir (Estimate to Complete) / Indice de desempeño del Costo (Cost Performance Index) = Estimación para concluir con variación típica.

Para nuestro ejemplo: $ 30,000.00 / 0.666 = $ 45,000.00

Esto representa un dato más preciso de cuánto va a costar terminar el proyecto.

Estimación al Terminar (Estimate at Completion): ¿Cuánto va a costar todo el proyecto?

La Estimación para concluir (Estimate to Complete) es solo un número, por lo que no índica si el proyecto va bien o mal. Para poder indicar esto debemos calcular cuánto va a costar el proyecto cuando se termine. Esto es la Estimación al Concluir (Estimate at Completion).

Este dato también es muy fácil de calcular, ya que solo hay que sumar lo que ya se ha gastado (Costo Real, Actual Cost) y lo que se espera que cueste terminar el proyecto (Estimación para concluir, Estimate to Complete)

Estimación para concluir (Actual Cost) + Estimación para concluir (Estimate to Complete) = Estimación al Concluir (Estimate at Completion).

Para nuestro ejemplo, usando la variación típica:

$ 30,000.00 + $ 45,000.00 = $ 75,000.00

Variación al Concluir (Variance at Completion): ¿Que tanta diferencia hay entre la estimación inicial y la estimación en este momento?

Finalemente se puede preguntar ¿estamos por encima del presupuesto?, y si es así, ¿cuánto? Este es otro cálculo simple que nos da la Variación al Concluir (Variance at completion), la diferencia entre el presupuesto inicial y el costo previsto.

Presupuesto hasta la Conclusión (Budget at Completion) - Estimación al Concluir (Estimate at Completion) = Variación al Concluír (Variance at completion)

Como en la Variación del Cronograma (Schedule Variance) y la Variación del Costo (Cost Variance), si el proyecto ha gastado menos de lo presupuestado se va a tener un número positivo. Y si se ha gastado más de lo previsto se va a tener un número negativo.

Para nuestro ejemplo: $ 50,000.00 – $ 75,000.00 = -$ 25,000.00

El dato de -$ 25,050.00 indica que hemos gastado más de $25,000.00 extras. Para un proyecto con un presupuesto inicial de $50,000.00 podemos decir que el Proyecto tiene problemas.

Esas son todas las matemáticas requeridas para controlar el Valor Ganado del Proyecto.

Aquí se puede encontrar un formulario interactivo que ayuda a recordar esta y otras fórmulas importantes.

En resumen: 

DATO	VALOR	MEDICION	FORMULA	EXPLICACION
DATOS BASICOS
Presupuesto al Término : Budget at Completion (BAC)	$  50,000.00	Dinero		Presupuesto total planeado para el proyecto
Costo Real : Actual Cost (AC)	$  30,000.00	Dinero		Costo Real del trabajo realizado (Actual Cost, Actual Cost of Work Performed, AC, ACWP)
Duración Planeada en meses	6.00	Meses		(Para el calculo de EACt en meses)
Porcentaje completado	40%	Porcentaje		Porcentaje real del trabajo completado
Porcentaje planeado	50%	Porcentaje		Porcentaje de trabajo que debería haberse completado según el plan
CALCULOS
Valor Ganado (Earned Value, EV)	$  20,000.00	Dinero	BAC * porcentaje completado	Costo presupuestado del trabajo realizado, Budgeted Cost of Work Performed (BCWP)
Valor Planeado (Planned Value, PV)	$  25,000.00	Dinero	BAC * porcentaje planeado	Costo presupuestado del trabajo programado, Budgeted Cost of Work Scheduled (BCWS)
% Completado (calculado)	40%	Porcentaje	EV/BAC
% Planeado (calculado)	50%	Porcentaje	PV/BAC
% Gastado (calculado)	60%	Porcentaje	AC/BAC
INDICES
Índice de Desempeño del Costo (Cost Performance Indicator, CPI)	0.67	Índice	EV/AC	¿Qué tan eficiente es el uso de recursos? (Menos de 1 significa que se ha gastado mas de lo presupuestado)
Índice de Desempeño del Cronograma (Schedule Performance Indicator, SPI)	0.80	Índice	EV/PV	¿Qué tan eficiente es el uso del tiempo? (Menos de 1 implica que hay atraso)
VARIACIONES
Variación del Costo (Cost Variance, CV)	-$  10,000.00	Dinero	EV-AC	¿Se ha gastado más o menos de lo presupuestado?
Variación del Cronograma (Schedule Variance, SV)	-$    5,000.00	Dinero	EV-PV	¿Estamos dentro o fuera del calendario programado?
Porcentaje de Variación del Costo (CV%)	-50%	Porcentaje	CV/EV	¿Se ha gastado más o menos de lo presupuestado?
Variación del Cronograma (SV%)	-20%	Porcentaje	SV/PV	¿Estamos dentro o fuera del calendario programado?
Variación al Terminar (Variance at Completion, VAC)	-$  25,000.00	Dinero	BAC-EAC	¿Se ha gastado más o menos de lo presupuestado?
Porcentaje de Variación al Terminar (VAC%)	-50%	Porcentaje	VAC/BAC	¿Se ha gastado más o menos de lo presupuestado?
ESTIMACIONES				¿Cuánto va a costar el proyecto?
Costo Estimado al Terminar (Estimated Cost at Completion, EAC) - Variación típica	$  75,000.00	Dinero	BAC/CPI	Asume que el desempeño mostrado hasta ahora va a seguir
Costo Estimado al Terminar (Estimated Cost at Completion, EAC) - Variación atípica	$  60,000.00	Dinero	AC+(BAC-EV)	Asume que el trabajo futuro se va a ejecutar como se ha presupuestado
Costo Estimado al Terminar (Estimated Cost at Completion, EAC) - Basada en una nueva ETC		Dinero	AC+(new ETC)	Asume que las estimaciones pasadas se van a rehacer
Costo Estimado al Terminar (Estimated Cost at Completion, EAC) - CPI*SPI	$  86,250.00	Dinero	AC+[(BAC-EV)/(CPI*SPI)]	Considera los índices CPI y SPI
Tiempo estimado al Terminar (Time Estimate at Completion, EACt)	7.50	Meses	(BAC/SPI)/(BAC/Duración_Planeada_en_meses)	Cuando se va a concluir el trabajo
Estimación para concluir (Estimate To Complete, ETC) - Variación típica	$  45,000.00	Dinero	(BAC-EV)/CPI	Asume que el desempeño mostrado hasta ahora va a seguir
Estimación para concluir (Estimate To Complete, ETC) - Variación atípica	$  30,000.00	Dinero	BAC-EV	Asume que el trabajo futuro se va a ejecutar como se ha presupuestado
Estimación para concluir (Estimate To Complete, ETC) EAC-AC	$  30,000.00	Dinero	EAC-AC	El EAC es atípico y las estimaciones originales incorrectas

Mediante la forma de contacto se puede solicitar la hoja de cálculo mostrada arriba.